背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。便 条 钟苗： 为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。 谢谢! 行政经理 张明 2012年5月4日
题目
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便 条 钟苗： 为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。 谢谢! 行政经理 张明 2012年5月4日
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第1题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便条
钟苗：
安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。
行政经理苏明
2013年3月2日
正确答案：
会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：第一，保持会议文件之间的历史联系便于查找利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2．布置办公室的程序如下：(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工问的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。(4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。(5)对设备的安放提出合理建议。3．刻录机的主要性能指标：(1)数据传输速度；(2)缓存容量；兼容性。刻录机使用注意事项：(1)安装时要注意散热；(2)保持清洁；(3)避免记得录机长时间工作；(4)刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。(5)及时取出盘片。 -
第2题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗：
公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的：
1.此项工作的意义；
2.此项工作的特点；
3.上司临时交办事项的范围。
请在今天下班前写出书面材料交给我。
谢谢！
行政经理 ××
××年×月×日
正确答案：
1．此项工作的意义（1）可减轻上司工作负担，提高上司工作效率；（2）可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。2．此项工作的特点（1）广泛性（2）临时性（3）具体性（4）紧迫性3．上司临时交办事项的范围（1）文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。（2）会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。（3）信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。（4）信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。（5）调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。（6）督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。（7）联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。（8）协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。（9）接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。（10）其他交办事项。 -
第3题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
备忘录发自：行政经理苏明
发给：秘书钟苗
日期：××××年××月×X日
内容：
公司明天要召开安全工作会议，请你列出公司在纸面信息的安全上应采取的措施，我阅后将提交会议进行讨论（列出8点即可）。
谢谢！
正确答案：
(1)接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。(2)文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。(3)在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。(4)所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里。(5)离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。(6)用邮电发送保密信息，信封要封口，并标记“秘密或保密”。(7)为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。(8)复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。 -
第4题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务
旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。
谢谢!
行政经理张明
2012年6月13日
正确答案：
(1)电子邮件格式正确。
(2)接待计划的工作程序：
①了解掌握背景资料。
②草拟接待计划。
③与本单位相关部门沟通情况。
④与来访者沟通情况。
⑤报请上司审批。
(3)制定接待计划的注意事项：
①遵守本单位接待的规章制度。
②了解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。
③做好保密工作。
(4)商务旅行计划的内容：
①出差时间、启程和返回日期，接站安排。
②出差的线路，终点及途经地点和住宿安排。
③会晤计划。
④交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。
⑤携带的文件、合同、样品及其他资料。
⑥上司和接待人的特别要求。
⑦上司旅行区域的天气状况。
⑧行程安排、会晤计划、会晤人员名单、背景，会晤主题。
⑨差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。
⑩上司住宅电话号码。
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第5题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
下周一召开公司人事制度改革会议，主要内容是推出人事制度改革方案，组织与会人员充分讨论方案的实施问题。此次会议很重要，我已安排新来的秘书王璐担任会议记录，请你根据经验给她提供一些关于如何做好会议记录的资料，用电子邮件的形式直接发给她。
谢谢!
行政经理张明
——××××年×月×日
正确答案：
电子邮件寄件人：Zhongmiao@sina．tom收件人：Wangh@sina．Corn日期：××××年×月×日内容：(1)为会议记录做好准备工作：①准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。②准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。③要备有一份会议议程表和其他的相关资料、文件。④提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。⑤提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。⑥利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。(2)会议记录的内容：①会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。②与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后面。③会议过程：宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期。④主席、记录员签名。(3)会议记录的注意事项：①应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他内容可简要概括地记录。②漏记的内容，可事先标出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。③与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。④可设计一张表格来记录会议上的信息。(4)会议记录的修改：①在定稿打印之前，向主席提交一份草稿经他签字批准。②如果某一成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录畔修改。③会议记录一经签名，任何地方都不能再作修改。(5)会议记录的要求：①准确，正式的会议记录是具有法律效力，要确保内容的真实可靠，准确无误。②完整，会议记录必须体现会议的实际进程，要将所要要点完整地记录下来。